In English

Контакты

+7 495 975-94-26 +7 495 975-94-26 Закажите звонок

30 лет ИБДА РАНХиГС

Три шага к успешному тайм-менеджменту

16.03.2018

"Многие люди не задумываются о деньгах до тех пор, пока те не заканчиваются. Другие ведут себя также и со временем."

Иоганн Вольфганг фон Гёте

Сколько систем тайм-менеджмента вы знаете? Сюда можно отнести и великолепную "Getting Things Done" Дэвида Аллена, и тайм-драйв Глеба Архангельского, в конечном итоге совладать со временем поможет и матрица Эйзенхауэра, и канбан. Однако, множество людей не практикует эти системы, потому что они требуют весомых усилий на старте. Прочитать книгу (Дэвид Аллен пишет сухим канцелярским языком), освоить систему ведения блокнота (Bullet Journal можно вести сотней разных способов), пойти на курсы и так далее. Все эти задачи противоречат главной 

— человек хочет управлять временем, а приходится его расходовать. 

Как изменить ситуацию? Система организации дел должна быть удобной, подходящей лично вам (да, владельцу свечного заводика и топ-менеджеру нефтегазовой компании скорее всего потребуются разные инструменты для управления временем) и продуманной.

Шаг 1. Удобство

Дэвид Аллен начинал планировать свою систему в те времена, когда делопроизводство было бумажным, поэтому в его системе 42 папки (на 30 дней и 12 месяцев), которые нужно раскладывать по коробочкам. Можно использовать ту же систему на базе таблиц или электронных папок, но лучше проанализировать, какой инструмент для вас удобнее и привычнее. Диджитал или бумага? Если решить очень сложно, то можно поступить следующим образом: в блокнот записывать текущие дела, которые возникают в рабочем процессе, а долгоиграющие проекты вести в электронном формате. Заметки из блокнота придется время от времени переносить. 

Если удобнее вести свои дела на бумаге, то есть несколько вариантов: Bullet Journal, который адаптируется под самые разные задачи, классический ежедневник, или любой блокнот (например, с пачкой стикеров).

С цифровой системой управления делами еще проще — множество приложений с самым разным дизайном и функционалом. Кто-то любит спокойные тона, кому-то подавай строгий дизайн, кто-то хочет видеть свои планы на неделю в виде интеллектуальной карты. Выбрать пару приложений, скачать их и попробовать распланировать гипотетический рабочий день займет не так много времени, зато сэкономит несколько часов за рабочую неделю.

Шаг 2. Персонализация

Нет единого стандарта, что нужно записывать, поэтому многие люди записывают все. Это не совсем верно, фиксировать нужно лишь то, что вы можете забыть сделать. Это могут быть рутинные дела (оплата счетов, регулярные письма, звонки и встречи, бытовые и учебные задачи), обычные встречи и звонки, покупки. Главная цель тайм-менеджмента — высвободить время, использовать его более эффективно, одна из второстепенных — освободить свой разум от ненужных задач, чтоб работать продуктивнее. 

Итак, можно:

  • записывать ключевые моменты дня, если это необходимо (например, компьютерные гении частенько забывают пообедать и включают это в свой план для того, чтоб было наглядное напоминание);
  • формировать динамическую ленту задач (сначала нужно сделать первую задачу, потом браться за вторую, после нее третья — как кулинарный рецепт, но без привязки к определенному времени, потому как важна последовательность шагов, а не срок);
  • использовать разные цвета и шрифты для разных задач.

Нельзя:

  • формулировать задачи длинно и непонятно (между "Позвонить после обеда рыжей Светлане из компании А" и "Светлана, А, звонок с 2 до 4" следует выбирать второй вариант: он не затеряется среди других заметок о звонках и емкий);
  • перегружать планировщик визуальными элементами (меньше картинок, а эмодзи только по делу);
  • не пользоваться всеми возможностями инструмента (хоткеи, голосовой ввод, быстрые правки).

Шаг 3. Продуманный процесс

Обдумайте, как вы будете пользоваться своим планировщиком, как часто нужно вносить правки и сколько их, как вы можете подстраховаться. Если сядет телефон, вы сможете закончить рабочий день? Если в деловой поездке оставите сумку с ежедневником в такси, все планы будут утеряны? Также следует продумать и время, когда вы будете заниматься своим тайм-менеджментом. Вносить правки, отмечать выполненное, присваивать новые категории, отмечать эффективность. Вам должно быть удобно и приятно. Если это блокнот, то в красивой обложке. Если это доска, то обязательно в том месте, где она не пересвечена солнцем. Приложение — без рекламы и лишней мишуры.

Также стоит уделить пару дней и позаниматься хронометражем, так вы сможете понять, сколько у вас реально уходит времени на ту или иную задачу. Просто носите с собой парочку листов бумаги и отмечайте чем вы занимались каждые пять минут — так вы найдете и минуты, проведенные в соцсетях, и бессмысленные разговоры, и выясните, что обед вместо получаса по ощущениям занимает скорее полтора часа по фактическому времени.

И еще одно: система должна быть максимально удобной лично для вас. Отшлифуйте её до автоматизма, и она прибавит вам несколько продуктивных часов в сутках.

Следите за каналом  @adeptsbiz и становитесь успешнее.

Читайте также:


Задайте вопрос по интересующей Вас теме

Выберите тематику вопроса


Наши менеджеры ответят Вам в течение одного
рабочего дня. Спасибо!