Что такое тайм менеджмент, его методы и принципы

Секрет высокой продуктивности — в умении правильно управлять своим временем. Методы тайм-менеджмента помогут каждый день выполнять большой объем работы, но при этом находить время и на отдых. Это навык, необходимый каждому предпринимателю, который ежедневно сталкивается со сложными и разнообразными задачами.

Что такое тайм-менеджмент простыми словами?

Тайм-менеджмент — это методы и техники, которые помогают эффективно организовать личное и рабочее время. Он помогает планировать сложное расписание с большим количеством дел и одновременно экономить ресурсы.

Суть тайм-менеджмента — не в постоянной занятости, а в самоорганизации и контроле над своими действиями. С его помощью за меньшее время удается получить лучший результат и оптимизировать ресурсы.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Управление временем помогает бизнесу сокращать потери времени и снижать нагрузку на команду. Чем помогает тайм-менеджмент в работе:

Можно повышать производительность, сосредоточиться на важной работе и не терять время на второстепенную. Благодаря этому растет прибыль. Например, руководитель отдела продаж выделяет отдельное время на работу с ключевыми клиентами. Совещания и переписку он переносит на вторую половину дня. В результате сделки закрываются быстрее.
С помощью тайм-менеджмента удается избежать стресса. Когда есть четкий график, человек видит нагрузку и понимает, как распределить силы. Проектный менеджер планирует этапы запуска продукта. Он видит объем задач на неделю и не берет новые обязательства сверх плана. Тем самым снижается напряжение.
Управление временем помогает строить долгосрочные планы. Не возникнет необходимости срочно искать дополнительные ресурсы или выполнять незапланированные задачи. Если команда правильно планирует развитие нового проекта, текущие задачи не пострадают, потому что рассчитана нагрузка.

Влияние тайм-менеджмента на продуктивность бизнеса

Тайм-менеджмент в крупном бизнесе нужен, прежде всего, для согласованной работы команд. Если для каждой задачи установлен конкретный срок, отделам не придется ждать друг друга либо возвращаться к выполненной работе.

Сотрудники получают понятную нагрузку. Люди могут работать в привычном ритме, без стресса и авралов. Благодаря этому растет продуктивность и мотивация. Бизнес же получает измеримый результат. Проекты укладываются в бюджет, а количество переработок сокращается.

Когда управление временем помогает достичь большего

Несколько примеров, подтверждающих, что тайм-менеджмент в работе действительно влияет на продуктивность:

В Trivago генеральный директор Йоханнес Томас выстроил день так, чтобы утро оставалось свободным от встреч. В это время он работает с задачами, которые требуют концентрации и решений. Коммуникации он переносит на вторую половину дня, что повышает качество решений и снижает потери времени на переключения между задачами.
В кейсе GWork показан опыт технологической команды, которая столкнулась с падением темпа работы. Руководство ввело обязательное планирование в начале дня и закрепило время под конкретные типы задач. Через несколько месяцев команда стала выполнять больше задач за тот же рабочий день. Продуктивность выросла примерно на 30%.
Компания Perpetual Guardian в Новой Зеландии применила управление временем на уровне всей организации. Рабочую неделю сократили до четырех дней, при этом оплату сохранили. Производительность выросла примерно на 20%. Уровень напряжения снизился, а выручка сохранилась.

Основные принципы тайм-менеджмента

Один из главных принципов — приоритизация. Задач всегда больше, чем времени. Необходимо расставить приоритеты и выбрать самые важные действия. Что это означает в бизнесе? Сначала задачи, влияющие на выручку и клиентов. Все остальные задачи во вторую очередь.
Второе правило — фокус на конкретной задаче. Например, если сотрудник параллельно отвечает на сообщения и участвует во встречах, работа растягивается. Если в расписании закреплено время только под одну задачу, она выполняется быстрее.
Третий принцип тайм-менеджмента — дисциплина, которая проявляется в соблюдении сроков и договоренностей. Если задача запланирована на конкретный день, она и должна быть выполнена в той же день. Это важно, например, в проектной работе, когда один сорванный срок часто тянет за собой весь проект.
Наконец еще одно правило — ограничение отвлечений. Для обсуждений выделяется отдельное время. В остальной период сотрудники работают над основными задачами и не отвлекают друг друга звонками и сообщениями.

Какие методы тайм-менеджмента существуют?

Существует немало методов управления временем, мы перечислим те, которые наиболее часто используются в реальном бизнесе:

Метод Pomodoro подходит для задач, которые требуют концентрации. Сотрудник работает короткими отрезками времени с обязательным перерывом. В бизнесе его часто используют аналитики, юристы и разработчики. Например, специалист выделяет 25 минут на работу и полностью сосредотачивается на ней. После этого делает короткую 5-минутую паузу, когда может отвлечься и ответить на сообщения.
GTD применяют, если поток задач и запросов большой. Все новые поручения сначала фиксируют. После этого руководитель принимает решение по каждой задаче. То, что занимает немного времени, выполняется сразу. Остальное попадает в план или передается исполнителю.
Матрица Эйзенхауэра помогает разделять задачи по важности и срочности. Сначала выполняют задачи, от которых зависит результат бизнеса. Менее значимые задачи переносятся на другое время или исключаются из плана.
Time Blocking используют для управления рабочим днем. Время распределяют по задачам. Каждый отрезок дня закрепляют за конкретным типом работы. Этот метод применяют собственники и руководители. Например, стратегические вопросы оставляют на время, когда концентрация максимальная.

Как планировать задачи на день?

Алгоритм планирования в общих чертах выглядит так:

В начале дня нужно расставить приоритеты и выбрать задачи, от которых зависит результат бизнеса. Это могут быть решения по проекту или работа с ключевыми клиентами.
Крупную задачу делят на конкретные действия, которые можно выполнить за конкретный отрезок времени.
Задачам заранее назначают конкретное время в течение дня. Вопросы, по которым нужно принять решение или поработать с цифрами, ставят в часы максимальной концентрации. Отдельный период (например, два часа) стоит выделить на мелкие вопросы, чтобы не отвлекаться на них в течение дня.

Приведем пример. Руководитель отдела продаж в начале дня ставит задачу согласовать условия крупного контракта. Он разбивает задачу на шаги: анализ условий, правки по цене, финальное согласование. Под каждый шаг выделяется конкретное время. После этого он планирует работу с отчетом. С 12 до 13 проверяет цифры и дает комментарии. Встречи с командой он ставит после обеда, когда основные решения уже приняты.

Как избежать ошибок?

Ошибки в тайм-менеджменте связаны не с отсутствием системы, а с неправильным ее применением. Перечислим самые распространенные:

Попытка уместить в день больше задач, чем реально можно выполнить. Руководитель заполняет график полностью и не оставляет времени на правки и внеплановые вопросы. В итоге все планы срываются. Чтобы этого не происходило, стоит планировать меньше задач и сразу закладывать резерв по времени на каждую.
Жесткое следование плану без учета изменений. В бизнесе редко все идет по определенному сценарию. Если план не допускает сдвигов, любое отклонение превращается в проблему. Если заранее распределять задачи по приоритету и быть готовым перенести второстепенные дела без ущерба для ключевых, с подобными ситуациями вполне можно справиться.
Игнорирование перерывов. Человек работает без пауз, но через несколько часов падает внимание, растет число ошибок. Даже простые действия требуют больше времени. В таких случаях помогает концентрированная работа короткими отрезками с паузами между ними.
Планирование абстрактных задач. Формулировки вроде «разобраться» или «подумать» выполнить очень трудно. Они висят в графике и постоянно переносятся. Эту проблему решает дробление, когда задача превращается в конкретный шаг с понятным временем.

Тайм-менеджмент помогает только тогда, когда план выполнимый. Неидеальный, но реальный график всегда дает лучший результат, чем список, перегруженный большим количеством разных дел.

Мифы

О тайм-менеджменте существует немало мифов, которые мешают внедрять его в практику ежедневной работы.

Миф 1 — Можно «управлять временем» как ресурсом

Время не поддается контролю, и количество часов в сутках никогда не изменится. Тайм-менеджмент работает не со временем. Он помогает управлять действиями и решениями. Когда это путают, появляется иллюзия контроля и завышенные ожидания. На практике выигрывает тот, кто управляет тем, что делает в течение дня.

Миф 2 — Многозадачность повышает продуктивность

Начинающие бизнесмены сталкиваются с большим количеством задач и считают, что параллельная работа ускоряет процесс. Однако на самом деле все иначе: каждая задача занимает больше времени. Возникают ошибки, потому что приходится вспоминать детали. В научной литературе описано, что мозг не обрабатывает два сложных действия одновременно, а переходит от одной задачи к другой. Каждый такой переход требует времени и энергии.

Тайм-менеджмент предлагает другое решение. В расписании выделяют отдельное время под одну задачу. В этот период человек сосредотачивается и не переключается. Тем самым общие потери времени уменьшаются.

Миф 3 — Нужно забивать расписание «под завязку»

«Больше всех устает тот, кто ничего не делает», — гласит пословица. Считается, что чем плотнее график и меньше пауз, тем эффективнее будет работа. Однако в реальности при первом отклонении от графика нарушится и весь план. В результате большинство задач не будут выполнены.

Люди с полностью заполненным графиком чаще срывают сроки, чем те, у кого в расписании есть свободные интервалы. Причина — отсутствие пространства для коррекции плана. То есть день выглядит загруженным, но фактический объем выполненной работы снижается.

Миф 4 — Один метод тайм-менеджмента подходит всем

Универсальной системы планирования не существует. Методы эффективны только тогда, когда они подстраиваются под особенности конкретного человека и его стиль работы. Причина этих различий частично связана с индивидуальными особенностями поведения, в том числе с особенностями темперамента и предпочтений. Люди отличаются по тому, как они реагируют на смену задач и как планируют дела. Именно эти индивидуальные различия определяют, какой метод будет эффективным в конкретном случае.

Полезно для вас

Предлагаем несколько полезных сервисов и книг, которые помогут эффективно использовать тайм менеджмент в ежедневной работе.

Приложения и сервисы для управления временем

Несколько удобных сервисов для планирования личного времени и командной работы:

Trello. Подходит для работы с задачами внутри команды. Каждая задача оформляется отдельной карточкой и имеет конкретный статус. Руководитель видит, на каком этапе находится работа. Это удобно при проектной работе и запуске новых направлений.
Asana используют, когда много взаимосвязанных задач и сроков. Сервис помогает задать последовательность работы и контролировать дедлайны. В бизнесе его применяют для крупных проектов с несколькими участниками.
RescueTime. Сервис показывает, куда реально уходит рабочее время. Сервис автоматически фиксирует активность за компьютером. Руководитель или специалист видит, какие задачи занимают больше часов, чем планировалось.
Todoist может использоваться для личного планирования руководителя. В нем удобно фиксировать задачи на день и расставлять приоритеты.

Книги и медиа о тайм-менеджменте

Управление временем как часть профессиональной эффективности

Растянуть время нельзя. Но каждый человек может им грамотно распорядиться. Что для этого нужно? Осмысленно распределять задачи, выделяя главные. Уметь концентрироваться. Научиться делать перерывы и не отвлекаться во время работы. Благодаря техникам тайм-менеджмента растет и личная и продуктивность, и результативность всей команды.